Alle erfolgreichen Teams profitieren von einer effektiven Kommunikation. Teammitglieder, die gut kommunizieren, können zur Stärkung des Vertrauens im Team beitragen. Eine gute Kommunikation kann das ganze Team zur Zusammenarbeit auf ein gemeinsames Ziel hin bewegen. Allerdings haben die meisten Teams Kommunikationsprobleme. Dies kann sich negativ auf die Produktivität, Motivation und Ergebnisse auswirken. In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr dazu, wie Sie die Kommunikation im Team effektiv verbessern können.
Legen Sie klare Kommunikationsleitlinien fest
Stellen Sie sicher, dass alle über die bevorzugten Kommunikationskanäle und Vorgaben zu Dingen wie Antwortzeiten Bescheid wissen. Eine Vorgabe könnte zum Beispiel sein, dass E-Mails innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden, oder wie schnell Nachrichten im Teamchat beantwortet werden sollten. Formulieren Sie einen Kommunikations-Knigge für Ereignisse – zum Beispiel wann es okay ist, verspätet zu Meetings hinzuzustoßen, oder wie Feedback zu Vorträgen aussehen sollte. Dies beugt potenziellen Konflikten und gegensätzlichen Erwartungen vor.
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Hören Sie aktiv zu
Eine Verbesserung der Kommunikation betrifft nicht nur das Sprechen, sondern auch das Zuhören. Wenn Ihre Teammitglieder sprechen, schenken Sie ihnen Ihre volle Aufmerksamkeit und unterbrechen Sie sie nicht. Halten Sie Blickkontakt, stellen Sie durchdachte Nachfragen, spiegeln Sie wichtige Punkte und fassen Sie das Gehörte kurz zusammen, um zu zeigen, dass Sie es verstanden haben. Dadurch fühlen sich die Menschen wirklich gehört, was mehr Offenheit und Ehrlichkeit im Gespräch fördert.
Geben Sie regelmäßig Feedback
Wer lernen möchte, die Kommunikation in einem Team zu verbessern, sollte einen offiziellen Weg zum Teilen von Feedback einrichten. Schlüssige, einfühlsame Rückmeldungen – ob positiv oder mit Verbesserungsvorschlägen – sind für das Wachstum unverzichtbar. Setzen Sie auf Beiträge, die das Team motivieren und inspirieren. Identifizieren Sie potenzielle Fähigkeiten, die den Teammitgliedern in ihrer jeweiligen Position helfen würden. Formulieren Sie Verbesserungsvorschläge konstruktiv, indem Sie den Fokus auf Wachstum und nicht auf Fehler legen. Planen Sie monatliche oder vierteljährliche Einzelgespräche zur Besprechung des Fortschritts und der Ziele, damit das Feedback relevant bleibt.
Sprechen Sie Probleme schnell an
Wenn Sie ungelöst bleiben, können auch kleinere Probleme oder Missverständnisse zu großen Konflikten eskalieren. Wenn Kommunikationsprobleme aufkommen, vermeiden Sie Beschuldigungen. Nennen Sie das Problem beim Namen und ermutigen Sie andere, Lösungen vorzuschlagen. Tritt ein Konflikt auf, leiten Sie das Gespräch so, dass alle Sichtweisen verstanden werden. Dieser konstruktive Ansatz beugt defensiven Reaktionen vor und sorgt dafür, dass alle Ansichten angesprochen und ein gemeinsamer Nenner gefunden werden kann.
Vermeiden Sie Multitasking
Effektiv zu kommunizieren ist schwierig, wenn man abgelenkt ist. Bitten Sie die Teammitglieder, in Meetings keine E-Mails oder Nachrichten zu lesen oder zu schreiben, da dies dem Sprecher signalisiert, dass er nicht die volle Aufmerksamkeit hat. Auch Sie selbst sollten Ablenkungen vermeiden, wenn andere sprechen. Multitasking führt zu einem geteilten Fokus, Kommunikation erfordert aber echte Präsenz. Klappen Sie Ihren Laptop zu, legen Sie das Handy weg und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf das Gespräch.
Nutzen Sie wenn möglich Videokonferenzen
E-Mail, Chat, Telefon und Textnachrichten sind bequeme Kommunikationskanäle, wenn nicht alle im Büro sind. Dabei fehlen jedoch Gesichtsausdruck, Körpersprache und Tonfall, worüber Nuancen, Empathie und Bedeutungen vermittelt werden. Geben Sie daher wann immer möglich Videokonferenzen vor anderen Mitteln der Telekommunikation den Vorzug. Sie kommt der persönlichen Interaktion am nächsten und fördert eine stärkere Verbundenheit und Verständnis unter den Teammitgliedern.
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Klären Sie Entscheidungskompetenzen
Unklarheit über Befugnisse beim Treffen von Entscheidungen können den Fortschritt behindern. Machen Sie deutlich, wer bei welchen Arten von Entscheidungen das letzte Wort hat. Wenn beispielsweise die Projektleitung Entscheidungsfreiheit darüber hat, wie Aufgaben erledigt werden, während Sie Budgetentscheidungen treffen, sagen Sie das. Wenn Sie erwarten, dass Ihnen alle externen Kommunikationen zur endgültigen Freigabe vorgelegt werden, sprechen Sie diese Erwartung im Voraus an. Legen Sie klare Kompetenzen fest, damit Ihre Teammitglieder wissen, wann sie unabhängig handeln können und wann sie erst Ihr Okay brauchen, um fortzufahren.
Trainieren Sie als eine Einheit
Starke Teambeziehungen gehen über Arbeitsprojekte hinaus. Teams sind insbesondere dann vereint, wenn ein Gefühl von Kameradschaft herrscht. Sorgen Sie dafür, dass das Kommunikationstraining Spaß macht. Organisieren Sie zum Beispiel Impro-Workshops, gemeinsame Abenteuer in der freien Natur oder Escape Rooms, die aufmerksames Zuhören und eine kollektive Problemlösung erfordern. Aber auch gemeinsame Mahlzeiten bieten eine Gelegenheit, die Verbundenheit durch persönliche Gespräche und Lachen zu stärken – was letztlich wiederum die Arbeitsbeziehung stärkt.
Agieren Sie als oberster Diplomat
Führungskräfte können häufig Brücken zwischen unterschiedlichen Sichtweisen von Teammitgliedern bauen. Machen Sie sich die Vermittlung zwischen den Parteien zur Aufgabe, statt von Ihren Teammitgliedern zu erwarten, Differenzen selbst zu lösen. Schenken Sie den verschiedenen Ansichten ein offenes Ohr. Identifizieren Sie gemeinsame Interessen. Schlagen Sie Kompromisse vor. Begegnen Sie Spannungen mit Empathie und lassen Sie sie nicht eskalieren. Wenn Sie als oberster Diplomat agieren, fördern Sie die Verbundenheit in Ihrem Team und eine reibungslosere Kommunikation.
Setzen Sie einen „Anwalt des Teufels“ ein
Auch wenn es wichtig ist, im Team Zusammenhalt aufzubauen, kann zu viel Einheit zu Engstirnigkeit oder Gruppendenken führen. Setzen sie jemanden ein, der als „ Anwalt des Teufels“ fungiert, um alternative Standpunkte und konstruktive Debatten zu fördern. Machen Sie daraus eine rotierende Position, um verschiedene Personen zur Erweiterung ihrer Denkweisen anzuregen. Stellen Sie aber sicher, dass in solchen Auseinandersetzungen kein Groll entsteht – es geht darum, neue Blickwinkel zu erkunden, und nicht um Illoyalität. Die Förderung respektvoller Auseinandersetzungen durch einen Anwalt des Teufel führt zu vielseitigeren Beiträgen in der Kommunikation.
Vermeiden Sie die Besprechung komplexer Angelegenheiten per E-Mail
Bei E-Mails ist es unmöglich, den Tonfall herauszulesen. Dies öffnet Missverständnissen Tür und Tor, wenn emotional geladene oder nuancierte Dinge besprochen werden. Fordern Sie von Ihren Teammitgliedern einen kurzen Telefon- oder Videoanruf statt langer E-Mail-Verläufe zur Besprechung komplexer oder sensibler Angelegenheiten, sobald diese auftreten. Diese schlichte Regel kann dem Team das endlose Hin-und-Her zur Auflösung von Unklarheiten ersparen und erleichtert die Konfliktlösung durch die Vielschichtigkeit der persönlichen Interaktion.
Stellen Sie einen „digitalen Wasserspender“ zur Verfügung
Mitarbeitende im Homeoffice sind häufig von den ungezwungenen Gesprächen im Büro – etwa am Wasserspender – ausgeschlossen. Diese führen aber häufig zu produktiven Einblicken oder mehr Verbundenheit. Schaffen Sie virtuelle Räume für spontane Gespräche außerhalb strukturierter Meetings. Hierbei helfen laufende Chatrooms oder Foren, über die sich die Teammitglieder über interessante Artikel, kreative Ideen oder ihr Privatleben austauschen können. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich gegenseitig zu unterstützen und aufzubauen. Strukturierte Kommunikation ist wichtig, aber informelle Räume stärken die Kameradschaft.
Fassen Sie wichtige Entscheidungen und Aktionspunkte am Ende von Meetings zusammen
Wenn Menschen mit einem unterschiedlichen Verständnis aus einem Meeting gehen, kommt es leicht zu Missverständnissen. Schließen Sie Meetings daher immer mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Entscheidungen, Aktionspunkte und nächsten Schritte ab, die besprochen wurden. Senden Sie eine Follow-up-E-Mail nach Meetings, in der Sie explizit die Verantwortlichkeiten nennen, zu denen sich die Teammitglieder verpflichtet haben, um das mündliche Gespräch schriftlich zu dokumentieren. Diese Art der effektiven Kommunikation hilft dabei, die Anstrengungen im gesamten Team abzugleichen.
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Abschließende Worte
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie die Kommunikation in Ihrem Team verbessern. Eine starke Kommunikation hält effektive Teams zusammen. Fehlt sie, bleiben Erwartungen unerfüllt, und Beziehungen wie Ergebnisse leiden. Als Führungskraft sollte die Förderung einer offenen, konstruktiven Kommunikation eine Ihrer obersten Prioritäten sein. Auch wenn Sie nur ein paar dieser Tipps umsetzen, können Sie die Kommunikation in Ihrem Team verbessern und mehr Einheit und eine höhere Leistung erreichen.
Wenn sich die Teammitglieder sicher genug fühlen, Ihre Gedanken ehrlich auszusprechen, und sich von mitfühlenden Kollegen, mit denen sie gemeinsame Ziele verfolgen, gehört fühlen, gehen starke Synergien und damit bedeutsame Ergebnisse hervor. Investieren Sie also bewusst in die Stärkung der Kommunikationsfähigkeit in Ihrem Team. Leadership Circle gibt Ihnen Ressourcen und Produkte an die Hand, die eine effektive Kommunikation und die Entwicklung der Führungsfähigkeit unterstützen.
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